Obligaciones contables - Portal de Emprendimiento

Los libros de contabilidad, son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia en la realidad económica de la empresa a lo largo de un período de tiempo. La legislación mercantil establece cuáles son los libros contables obligatorios para las empresas:

• El Libro Diario.
  Es un documento donde se anotan día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
  También se podrán anotar los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.
  Obligatorio para las empresas que lleven su contabilidad según el Código de Comercio.
• Libro registro de facturas expedidas, Libro registro de facturas recibidas, Libro registro de bienes de inversión, Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
  Libros obligatorios para los contribuyentes del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Libros registro de ventas/ingresos, de compras/gastos, de bienes de inversión y de provisión de fondos y suplidos.
  Libros obligatorios para los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Actualmente se puede decir que prácticamente la totalidad de las obligaciones contables se confeccionan en formato electrónico con la ayuda de aplicaciones informáticas, si bien también se admite la elaboración en papel.

Debes conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a tu negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. El cese como empresario/a en el ejercicio de la actividad económica no exime de esta obligación.

No hay obligación de presentación o diligenciado de los libros obligatorios. No obstante, los libros cumplimentados deben conservarse a disposición de la Agencia Estatal de Administración Tributaria durante el plazo máximo de prescripción fiscal. Únicamente el Libro Diario cumplimentado deberá llevarse al Registro Mercantil Provincial correspondiente al domicilio de la empresa.

Esta obligación contable sólo se exige del empresario/a de Responsabilidad Limitada o en el caso de sociedades mercantiles.

Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán:

• El balance
• La cuenta de pérdidas y ganancias
• Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio
• Un estado de flujos de efectivo
• Memoria

Estos documentos forman una unidad. El estado de flujos de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal.

Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. A tal efecto, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.

Trámites relacionados con el cierre de la contabilidad anual y su presentación a los socios:

• A nivel interno de la sociedad, los socios sancionarán la gestión de la empresa.
• De cara a terceras personas, e snecesario publicitar cierta información contable de interés.

Las empresas con obligación de llevar la contabilidad conforme al Código de Comercio tendrán que elaborar los siguientes documentos contables:

1. Un Libro Diario
2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Este último estará formado por los siguientes documentos:
   1. Balance inicial detallado de la empresa.
   2. Balances de sumas y saldos de comprobación.
   3. Inventario de cierre de ejercicio.
   4. Un ejemplar de las cuentas anuales.
3. El artículo 253 de la Lay de Sociedades de Capital, impone la obligación de elaborar un "informe de gestión".
   Las cuentas anuales estarán formadas por el "Balance de situación", la "Cuenta de Pérdidas y Ganancias", el "Estado de Cambios en el Patrimonio Neto", el "Estado de Flujos de Efectivo" y la "Memoria".

Una vez realizada la anterior información contable, los socios deben aprobarla, así como la gestión realizada por los administradores y los resultados del año, incluyendo la propuesta de distribución de los beneficios.

Las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación de resultados deberán ser formulados y firmados por el ERL. Se elaborarán el último día del ejercicio económico de la empresa tomando como base dicho periodo.

Relacionado con el cierre del ejercicio, existen algunas obligaciones de carácter tributario:

1. En primer lugar, si los administradores de la empresa deciden realizar un reparto de dividendos a los socios, dentro de la propuesta de distribución del resultado, se produciría un pago de rendimientos sujetos a retención a cuenta del IRPF del socio persona física o a cuenta del IS del socio con personalidad jurídica.
   Se establece la obligación de emitir certificados de retenciones, por el que el obligado a retener informa de los conceptos, importes íntegros y retenciones e ingresos a cuenta practicados al perceptor de dichas rentas.
2. En segundo lugar, se recogen una serie de trámites a realizar en la Agencia Tributaria.
   • El modelo 184, mediante el que las entidades en el régimen de atribución de rentas declaran los rendimientos imputados a cada miembro.
   • El modelo 347 de declaración de operaciones con terceros.

Estas obligaciones registrales sólo se exigen del empresario/a de Responsabilidad Limitada o en el caso de sociedades mercantiles. Estas obligaciones están destinadas a hacer oficial y pública la información contable de la empresa:

• Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil
  El depósito permite el acceso a la información contable de la empresa a cualquier persona.
  Se establece el plazo de siete meses desde el cierre del ejercicio social para cumplir con la obligación del depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil.
  De no cumplirlo, el emprendedor perderá el beneficio de la limitación de responsabilidad en relación con las deudas contraídas con posterioridad al fin de ese plazo. Recuperará el beneficio en el momento de la presentación.
  El depósito de las cuentas puede hacerse presencialmente en el Registro Mercantil provincial correspondiente o mediante procedimiento electrónico en la plataforma del Colegio de Registradores: www.registradores.org
• Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
  Descripción
  Mediante la legalización de los libros citados se establece la integridad y veracidad de la información contable.
  Hay que hacer la legalización en dos momentos: Legalización a priori: antes de ser usado el libro en blanco, y legalización a posteriori: 4 meses desde el cierre de ejercicio.
  La legalización puede hacerse presencialmente en el Registro Mercantil provincial correspondiente y la legalización a posteriori también puede hacerse mediante procedimiento electrónico en la plataforma del Colegio de Registradores: www.registradores.org
• Legalización del Libro de actas, del Libro registro de socios, del Libro-registro de acciones nominativas y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad.
  En el caso de sociedades mercantiles, además de las obligaciones registrales anteriores, se exige cumplir con esta obligación de legalización de los siguientes libros:
  • Libro de actas, que debe tener el siguiente contenido: Todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
  • Libro registro de socios, que debe tener el siguiente contenido: La titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, de las participaciones sociales, indicando la identidad y domicilio del titular de la participación; En su caso, la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las participaciones, identificando también al titular de dichos derechos reales o gravámenes.
  • Libro-registro de acciones nominativas, con igual contenido que el visto anteriormente, pero referido a los titulares de las acciones. En este caso, al tratarse de acciones, esta obligación la tienen que cumplir las Sociedades Anónimas y Sociedades Comanditarias por acciones.
  • Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad, en el caso de sociedades unipersonales (SA y SL con un único socio). En él se transcribirán dichos contratos que deberán constar por escrito o en la forma documental que exija la ley de acuerdo con su naturaleza.

Hay que hacer la legalización de todos estos libros en dos momentos: Legalización a priori (antes de ser usado el libro en blanco) y legalización a posteriori (una vez cumplimentado en los 4 meses después del cierre del ejercicio).

La legalización puede hacerse presencialmente en el Registro Mercantil provincial correspondiente y la legalización a posteriori también puede hacerse mediante procedimiento electrónico en la plataforma del Colegio de Registradores: www.registradores.org